Wie schön, dass du Socie Aufgaben verwenden möchtest. In diesem Leitfaden erklären wir, welche Einstellungen und Vorbereitungen du als Admin vornehmen kannst und welche Möglichkeiten das Aufgabenmodul für Community-Mitglieder bietet.
Aktivieren von Socie-Aufgaben
Beginnen wir mit der Aktivierung des Aufgabenmoduls. Melde dich im Community-Manager an und klicke auf Module → Modul hinzufügen. [das Modul ist Teil des Socie Plus-Pakets].
Tipp: Möchtest du die Aufgaben zunächst selbst ausprobieren oder mit einer (kleineren) Gruppe testen? Dann gehe zu den Moduleinstellungen im Modul und wähle unter “zu verwenden durch” die Gruppe, mit der du das Modul testen möchtest.
Schritt 1: Lege fest, wer in deiner Gemeinschaft Aufgaben erstellen und verwalten darf
Innerhalb von Socie Aufgaben kannst du festlegen, wer in deiner Gemeinschaft Aufgaben erstellen und verwalten darf. Gehe dazu auf Einstellungen -> Modul-Verwaltung und suche das Modul Aufgaben. Über Bearbeiten kannst du die Einstellung ” Aufgaben erstellen” ändern in:
- Jeder
- Gruppen (wähle dann die Gruppe(n), die Aufgaben erstellen dürfen)
- Community Admins
Schritt 2: Füge Interessen und Anforderungen hinzu
Die Personen, die du gerade ausgewählt hast, können nicht nur Aufgaben erstellen und verwalten, sondern auch Anforderungen und Interessen hinzufügen. Interessen und Anforderungen variieren stark von Gemeinschaft zu Gemeinschaft und können daher von dir selbst eingegeben werden.
- Ein Interesse ist etwas, das das Community-Mitglied interessant oder lustig findet.
- Eine Anforgerung ist eine Qualifikation oder Eigenschaft des Gemeinschaftsmitglieds.
Beispiel 1 : Bei der Erstellung der Aufgabe, eine Barschicht zu übernehmen, wird das Interesse “Gastgewerbe” angegeben. Als Anforderung wird “18+” angegeben.
Beispiel 2: Bei der Erstellung der Aufgabe, einen Erste-Hilfe-Posten bei einer Veranstaltung zu besetzen, wird als Anforderung “Erste-Hilfe-Diplom” angegeben.
Beispiel 3 : Bei der Erstellung der Aufgabe, einen Garten zu gestalten, wird als Interesse “Gartenarbeit” angegeben.
Beispiel 4: Bei der Erstellung der Aufgabe “Frau Müller zum Bingo fahren” wird das Interesse “fahren” angegeben. Als Anforderung wird “Führerschein” angegeben.
Es könnte ratsam sein, der App vorher einige Interessen und Anforderungen hinzuzufügen. Rufe dazu die App auf -> Menü -> Meine Aufgaben -> Aufgabenverwaltung. Hier kannst du bereits einige Interessen und Anforderungen angeben. Bitte beachte, dass die Mitglieder diese Interessen und Anforderungen später in ihren eigenen Profilen ankreuzen können.
Schritt 3: Aufgaben erstellen
Jetzt können wir damit beginnen, die erste Aufgabe zur Community hinzuzufügen. Gehe dazu in der App zum Aufgabenmodul und klicke auf das +.
Du kannst die folgenden Felder ausfüllen:
- Name (Gib der Aufgabe einen passenden Namen)
- Datum (Wähle ein Datum, an dem die Aufgabe erledigt werden soll)
- Beschreibung
- Standort
- Interessen
- Anforderungen
- Begrenzte Anzahl von Plätzen (Gib an, wie viele Personen du für diese Aufgabe suchst)
- Erinnerungen (Lege zusätzliche Erinnerungen für Personen fest, die sich angemeldet haben)
- Anhänge (Füge beliebige Anhänge hinzu)
Schritt 4: Verwalten einer Aufgabe oder mehrerer Aufgaben
Sobald du Aufgaben erstellt hast, kannst du diese Aufgaben auch verwalten. Dies ermöglicht es dir als Aufgabeneigentümer:
- Mitglieder für eine Aufgabe einzuladen
- Mitglieder für eine Aufgabe einzuplanen
Mitglieder einladen für eine Aufgabe bedeutet, dass du jemanden fragst, ob er die Aufgabe übernehmen möchte. Die Person wird dann in der App darüber informiert und kann die Aufgabe annehmen oder ablehnen. Als Aufgabenbesitzer hast du Einblick in alle deine Einladungen über Meine Aufgaben -> Einladungen.
Mitglieder für eine Aufgabe einzuplanen bedeutet, dass du jemandem diese Aufgabe zuweist. Die Person hat also bereits zugestimmt und wird vom Aufgabenbesitzer für diese Aufgabe eingeplant.
Gehe dazu zu einer Aufgabe, die du besitzt, und wähle Einladen oder Planen.
Eine Aufgabe für die Mitglieder offen lassen
Du kannst die Aufgabe auch “offen” lassen, so dass Personen aus der Gemeinschaft die Aufgabe selbst abonnieren können.
Schritt 5: Aufgaben erledigen
Sobald eine Aufgabe erledigt ist, kann sie von den Aufgabenausführenden oder dem Aufgabenbesitzer abgeschlossen werden. Auf diese Weise behältst du einen guten Überblick über die zu erledigenden Aufgaben.
Die Erledigung einer Aufgabe erfolgt durch Öffnen und Erledigen der Aufgabe.
Viel Glück!
Dies waren alle Schritte, um eine Aufgabe zu erstellen, Mitglieder einzuplanen, einzuladen oder die Aufgabe offen zu lassen. Und natürlich, um sie abzuschließen.
Hier findest du weitere Erklärungen dazu, wie deine Mitglieder Aufgaben in der App suchen können.
Aufgaben suchen
Auf dem Aufgabenbildschirm in der App können sowohl Mitglieder als auch Aufgabenbesitzer Aufgaben schnell verstehen. Ihr könnt nach einer Aufgabe suchen und die Filteroptionen ermöglichen es euch:
- Aufgaben nach Interessen zu filtern
- Aufgaben nach Anforderungen zu filtern
- Sieh dir an, welche anderen Freiwilligen bestimmte Aufgaben erledigen, mit denen du gerne zusammenarbeitest
- Deine eigenen Aufgaben ansehen
- Erledigte Aufgaben ansehen
Häufig gestellte Fragen:
- Kann ein Mitglied auch angeben, dass es keine Aufgaben erledigen möchte?
Ja, das geht. Jedes Mitglied hat die Möglichkeit, in seinem Freiwilligenprofil die “für Aufgaben verfügbar” Option zu deaktivieren.
- Kann ein Community-Admin die von anderen erstellten Interessen und Anforderungen verwalten?
Ja, das geht. Community-Adminis können alle Interessen und Anforderungen verwalten, Aufgabenbesitzer können nur Interessen und Anforderungen hinzufügen.
- Sendet das System Erinnerungen, wenn man eine Aufgabe erledigen muss? Und wenn ja, wann?
Ja, wenn der Aufgabenbesitzer der Aufgabe hat dies eingerichtet hat. Wenn die Aufgabe erstellt wird, kann ein Aufgabenbesitzer eine Erinnerung in Bezug auf das Aufgabendatum oder zu einem von ihm gewählten Zeitpunkt hinzufügen.
- Wird eine Aufgabe, für die man sich anmeldet, auch im Kalender angezeigt?
Nein, die Aufgabe wird nicht im Kalender erscheinen.
