Anke Klaassen arbeitet als Informations- und Kommunikationsberaterin für die Registratur bei der Gemeinde Venlo. Vor kurzem hat sie die Socie-App für ihre Stadtverwaltung eingerichtet. Wir haben mit ihr über ihre Erfahrungen mit Socie gesprochen.
“Der Stadtrat von Venlo wollte eine einfache Möglichkeit, sich für
Sitzungen anzumelden.”
Können Sie ein wenig mehr über sich und Ihre Arbeit erzählen?
Ich bin Anke Klaassen und arbeite bei der Gemeinde Venlo als Informations- und Kommunikationsberaterin für die Registratur. Die Registratur berät, unterstützt und fördert den Stadtrat und einzelne Ratsmitglieder. Sie plant Sitzungen, sorgt für vollständige und korrekte Sitzungsunterlagen und berät über Vorschläge, Arbeitsmethoden und/oder Vorgehensweisen. Darüber hinaus informiert sie die Einwohner über die Arbeit des Stadtrats.
Warum haben Sie sich für die Nutzung einer App entschieden?
Der Stadtrat von Venlo wollte eine einfache Möglichkeit, sich für Sitzungen anzumelden. Sie wollten auch sehen können, wer sich für welche Aktivität angemeldet hat. Außerdem ist es bequem, die Tagesordnung und zusätzliche Informationen zu den Sitzungen schnell auf dem Handy zu sehen.
Wie verlief die Einrichtung der App?
Das ging reibungslos. Zunächst haben wir überlegt, welche Informationen wir den Ratsmitgliedern zeigen wollten. Wir haben beschlossen, nur öffentliche Informationen in die App aufzunehmen. Dann haben wir die App mit unserem Ratsinformationssystem von GemeenteOplossingen (GO) verknüpft, so dass die App immer die richtigen Informationen anzeigt. Das ging ganz einfach.
“Die Socie App ist mit unserem Ratsinformationssystem von GemeenteOplossingen (GO) verbunden, so dass die App immer die richtigen Informationen anzeigt.”
Wie ist die Einführung der App verlaufen?
Die meisten Ratsmitglieder brauchten keine Hilfe. Das Herunterladen und Einloggen war sehr einfach.
Ich habe es auch in unserem Newsletter erklärt und drei Informationsveranstaltungen für diejenigen abgehalten, die Hilfe benötigten.
Wie waren die ersten Reaktionen auf die App?
Alle haben positiv reagiert. Die Ratsmitglieder sind mit den Funktionen der App zufrieden.
“Alle haben positiv reagiert.”
Wer verwaltet die App?
Die App wird vom Büro des Schriftführers verwaltet. Nach dem Anmeldeschluss für eine Ratsaktivität können die Sachbearbeiter eine Liste aller Teilnehmer erstellen, um die Ratsaktivität ordnungsgemäß zu organisieren.
Wer nutzt die App?
Die App wird verwendet von:
- Stadtabgeordneten
- Bürgerratsmitarbeitern (sie helfen den Stadträten)
- Das Kollegium der Bürgermeister und Schöffen und einige Kollegen der Gemeinde Venlo
- Sekretär und Personal des Sekretärs
Wie sorgen Sie dafür, dass die App relevant bleibt?
Die App wird durch ihre Verbindung zu unserem Ratsinformationssystem automatisch aktualisiert. So sieht man immer die richtigen Sitzungen, Ratsaktivitäten und weitere Informationen über diese Sitzungen. Die Nutzer der App erhalten Benachrichtigungen auf ihrem Telefon, wenn der Termin für eine Ratsaktivität näher rückt. Wir veröffentlichen auch Newsletter für den Stadtrat in der App. Die Möglichkeit, in der App Gruppen zu erstellen, nutzen wir derzeit nicht. Dies könnte aber für Gruppen und Ausschüsse nützlich sein, damit sie in ihrer eigenen Umgebung vertraulich kommunizieren können.
“Durch die Verknüpfung mit unserem Ratsinformationssystem sehen Sie immer die richtigen Sitzungen, Ratsaktivitäten und weitere Informationen über diese Sitzungen.”
Wie gefällt Ihnen die Nutzung der App bisher?
Wir sind sehr zufrieden damit. Das An- und Abmelden für Ratsaktivitäten geht sehr schnell und einfach. Wir haben mit ein paar Funktionen begonnen, damit sich die Benutzer daran gewöhnen können. Später werden wir vielleicht noch weitere Funktionen hinzufügen. Eine nützliche Funktion der App ist das Senden von Push-Benachrichtigungen, z. B. Erinnerungen sich für eine Ratsaktivität anmelden. Dies geschieht nun automatisch. Dies spart der Registrierung eine Menge Arbeit. Wir sind sehr zufrieden mit unserer Wahl von Socie!
Was bietet die App?
Der größte Vorteil ist die Benutzerfreundlichkeit für Ratsmitglieder. Die App bietet auch bessere und aktuellere Informationen, z. B. durch eine Push-Benachrichtigung im Falle einer dringenden Sitzung oder einer Änderung des Veranstaltungsortes. Das spart auch der Registratur viel Arbeit.
Was ist die nützlichste Funktion der App?
Die An- und Abmeldung für Ratsaktivitäten ist superpraktisch. So haben alle immer einen aktuellen Überblick, sowohl wir als auch die Ratsmitglieder. Auch die Umfragefunktion ist praktisch.
Damit sammeln wir z.B. Feedback zur App.
“Die An- und Abmeldung für Ratsaktivitäten ist super praktisch. Auf diese Weise haben wir immer einen aktuellen Überblick, sowohl wir als auch die Ratsmitglieder.”
Würden Sie die App an andere Organisationen weiterempfehlen?
Ja, sicher, Viele Gemeindeverwaltungen können von den Möglichkeiten dieser App von Socie profitieren.
Gibt es Dinge, die Sie in der App vermissen?
Im Moment noch nicht. Wir nutzen noch nicht einmal alle Funktionen der App.
Der Kontakt mit Socie ist angenehmund schnell, und Sie können Ideen ganz einfach über das Verwaltungssystem weitergeben.
