Eine wichtige Mitteilung per E-Mail. Eine Änderung in der WhatsApp-Gruppe. Der Terminkalender auf der Website. Protokolle in einem gemeinsamen Ordner. Und bei Fragen wissen die Mitglieder ja, wo sie den Vorstand erreichen können.
In vielen Vereinen entstehen ganz von selbst verschiedene Kommunikationskanäle. Das funktioniert eine Zeit lang gut. Bis Mitglieder Informationen verpassen, nicht mehr wissen, wo sie etwas finden können, oder wichtige Nachrichten zwischen anderen Beiträgen untergehen.
Gute Kommunikation innerhalb eines Vereins bedeutet daher nicht, dass man mehr kommunizieren muss. Es geht vor allem darum, dass die Mitglieder wissen, wo sie Informationen finden können, und dass wichtige Nachrichten sie auch tatsächlich erreichen.
Warum wird die Kommunikation innerhalb eines Vereins schnell unübersichtlich?
Ein Verein besteht oft aus verschiedenen Gruppen. Dazu gehören beispielsweise der Vorstand, Ausschüsse, Teams, ehrenamtliche Helfer und Mitglieder. Nicht jeder benötigt dieselben Informationen, und nicht jeder nutzt dieselben Kommunikationskanäle. Dadurch entsteht schnell eine Mischung aus E-Mail, WhatsApp, einer Website, sozialen Medien und einzelnen Dokumenten.
Dies führt beispielsweise zu Situationen, in denen:
- Mitglieder nicht wissen, wo die aktuellsten Informationen zu finden sind
- wichtige Nachrichten zwischen anderen Nachrichten untergehen
- dieselbe Information über mehrere Kanäle verbreitet wird
- Vorstandsmitglieder immer wieder dieselben Fragen beantworten
- neue Mitglieder nicht wissen, welchen Kommunikationskanälen sie folgen sollen
- Dokumente sind schwer auffindbar
Eine zusätzliche Nachricht zu senden, löst das Problem in der Regel nicht. Mehr Übersicht hingegen schon.
Die Kommunikation im Verein an einem zentralen Ort übersichtlich gestalten
Ein guter erster Schritt besteht darin, festzulegen, wo Mitglieder wichtige Informationen finden können. Das bedeutet nicht, dass du sofort alle anderen Kommunikationskanäle entfernen musst. Eine Website, E-Mail oder WhatsApp können nach wie vor nützlich sein. Es ist jedoch hilfreich, wenn es einen zentralen Ort gibt, von dem die Mitglieder wissen: Hier finde ich alles, was für unseren Verein wichtig ist.
Denke dabei an Neuigkeiten, Dokumente, Aktivitäten, wichtige Mitteilungen und Informationen aus den Ausschüssen. So müssen die Mitglieder nicht mehr in alten E-Mails oder verschiedenen WhatsApp-Gruppen suchen.
Entscheide selbst, wo die jeweilige Nachricht hingehört
Nicht jede Mitteilung muss über jeden Kommunikationskanal verbreitet werden. Eine Änderung bezüglich des Trainings einer einzelnen Mannschaft muss beispielsweise nicht an den gesamten Verein weitergeleitet werden. Eine Einladung zur Mitgliederversammlung hingegen wahrscheinlich schon. Triff daher klare Vereinbarungen bezüglich der Kommunikation.
Frage dich bei jeder Mitteilung:
- Für wen ist diese Information bestimmt?
- Wie wichtig ist die Nachricht?
- Muss jemand sofort informiert werden?
- Muss die Information später noch leicht auffindbar sein?
Wenn du hierfür feste Regeln festlegst, entsteht ganz von selbst mehr Ruhe in der Kommunikation.
Stelle sicher, dass wichtige Mitteilungen die Mitglieder auch wirklich erreichen
Informationen zu teilen ist nicht dasselbe wie Mitglieder zu erreichen. Eine Mitteilung kann zwar ordentlich auf der Website stehen, doch wenn fast niemand regelmäßig dort nachschaut, verfehlt sie ihr Ziel.
Bei wichtigen Mitteilungen ist es daher hilfreich, die Mitglieder aktiv auf neue Informationen hinzuweisen. Mit Push-Benachrichtigungen kannst du beispielsweise mitteilen, dass eine wichtige Nachricht vorliegt. Dies ist sowohl für den gesamten Verein als auch nur für eine bestimmte Gruppe möglich.
Auf diese Weise erhält ein Ausschuss nur die Informationen, die für diesen Ausschuss relevant sind, und andere Mitglieder werden nicht mit Nachrichten überflutet.
Sorge dafür, dass Informationen leicht auffindbar sind
Ein häufig auftretendes Problem in Vereinen ist, dass Informationen zwar weitergegeben werden, später jedoch nicht mehr auffindbar sind. Denke dabei an Protokolle, Geschäftsordnungen, Zeitpläne, Formulare oder Informationen zu Aktivitäten.
In einem WhatsApp-Chat geht ein solches Dokument schnell zwischen Dutzenden anderer Nachrichten unter. Auch ein überfülltes Postfach erleichtert die Suche nicht gerade. Gib wichtigen Informationen daher einen festen Platz. So wissen die Mitglieder, wo sie nachsehen müssen, und der Vorstand muss Dokumente nicht immer wieder neu versenden.
Kommuniziere nicht nur an die Mitglieder, sondern auch mit den Mitgliedern
Bei einer guten Vereinskommunikation geht es nicht nur darum, Informationen zu versenden. Mitglieder möchten manchmal auch Fragen stellen, sich äußern, Erfahrungen austauschen oder sich gegenseitig helfen. Schaffe dafür Raum.
Du kannst beispielsweise separate Gruppen für Ausschüsse, Teams oder Interessengebiete einrichten. Innerhalb einer solchen Gruppe können Mitglieder Informationen austauschen und miteinander ins Gespräch kommen, ohne dass der gesamte Verein jede Nachricht erhält. Das macht die Kommunikation relevanter und hilft den Mitgliedern, leichter zueinander zu finden.
Berücksichtige bitte auch neue Mitglieder
Wer bereits seit Jahren Mitglied ist, weiß oft genau, wie der Verein funktioniert. Für neue Mitglieder sieht das anders aus. Wo findet man die Tagesordnung? Wer sitzt im Vorstand? Wo findet man Dokumente? In welcher WhatsApp-Gruppe muss man sein? Und wo werden Änderungen bekannt gegeben?
Je mehr einzelne Kommunikationskanäle du nutzt, desto schwieriger wird die Einarbeitung. Ein zentraler Ort für die Vereinskommunikation macht es einfacher. Ein neues Mitglied muss sich dann nicht erst mit allen Gepflogenheiten und einzelnen Kanälen des Vereins vertraut machen.
Alles für die Kommunikation deines Vereins an einem Ort
Möchtest du die Kommunikation innerhalb deines Vereins übersichtlicher gestalten? Dann ist es hilfreich, Nachrichten, Dokumente, Aktivitäten und den Kontakt zwischen den Mitgliedern so weit wie möglich an einem Ort zu bündeln.
Mit Socie schaffst du eine zentrale Kommunikationsplattform für deinen Verein. Du kannst beispielsweise Neuigkeiten teilen, Dokumente zur Verfügung stellen, Veranstaltungen organisieren und Push-Benachrichtigungen versenden. Außerdem kannst du Gruppen für beispielsweise den Vorstand, Ausschüsse, Teams oder andere Bereiche des Vereins anlegen.
So muss nicht die gesamte Kommunikation über dieselbe Gruppe laufen, und die Mitglieder wissen, wo sie wichtige Informationen finden können.
Socie ist über die App und die Weboberfläche verfügbar. Du entscheidest selbst, welche Funktionen du nutzt, und richtest die Umgebung so ein, wie es zu deinem Verein passt.
Bessere Kommunikation beginnt mit einem guten Überblick
Du musst die Kommunikation innerhalb deines Vereins nicht unnötig verkomplizieren, um deine Mitglieder besser zu erreichen. Siehe dir zunächst die Kanäle, die du derzeit nutzt, kritisch an. Lege fest, welche Informationen wo hingehören, und sorge für eine zentrale Anlaufstelle, an der deine Mitglieder wichtige Informationen finden können. So wird die Kommunikation für den Vorstand einfacher und für deine Mitglieder übersichtlicher.
Lies hier auch, wie „Herenboeren“ die Mitgliederkommunikation zentral organisiert hat.
