Anke Klaassen arbeitet als Informations- und Kommunikationsberaterin für die Registratur bei der Gemeinde Venlo. Vor kurzem hat sie die Socie-App für ihre Stadtverwaltung eingerichtet. Wir sprachen mit ihr über ihre Erfahrungen mit Socie.
„Der Stadtrat von Venlo wollte eine einfache Möglichkeit, sich für Sitzungen anzumelden.
Sitzungen anzumelden.“
Ich bin Anke Klaassen und arbeite bei der Gemeinde Venlo als Beraterin für Information und
Kommunikation in der Kanzlei. Die Kanzlei berät, unterstützt und fördert den Stadtrat und einzelne Ratsmitglieder. Die Kanzlei plant Sitzungen, sorgt für vollständige und korrekte Sitzungsunterlagen und berät über Vorschläge, Arbeitsmethoden und/oder Vorgehensweisen. Darüber hinaus informiert die Kanzlei die Einwohner über die Arbeit des Stadtrats.
Der Stadtrat von Venlo wollte eine einfache Möglichkeit, sich für
Sitzungen anzumelden. Sie wollten auch sehen können, wer sich für welche Aktivität angemeldet hat.
Außerdem ist es bequem, die Tagesordnung und zusätzliche Informationen zu den Sitzungen schnell auf Ihrem Telefon einzusehen.
Das ging reibungslos. Zuerst haben wir überlegt, welche Informationen wir
den Ratsmitgliedern zeigen wollten. Wir beschlossen, nur öffentliche Informationen in die App aufzunehmen. Dann
verknüpften wir die App mit unserem Ratsinformationssystem von GemeenteOplossingen
(GO), so dass die App immer die richtigen Informationen anzeigt. Das ging ganz einfach.
„Die Socie App ist mit unserem Ratsinformationssystem von GemeenteOplossingen (GO) verbunden, so dass die App immer die richtigen Informationen anzeigt.“
Die meisten Ratsmitglieder brauchten keine Hilfe. Das Herunterladen und Einloggen war sehr
einfach. Ich habe auch in unserem Newsletter erklärt, wie es geht, und habe für diejenigen, die Hilfe brauchten, drei Drop-in-Sitzungen abgehalten.
Alle haben positiv reagiert. Die Ratsmitglieder sind mit den Funktionen der App zufrieden.
„Alle haben positiv reagiert.“
Die App wird vom Büro des Schriftführers verwaltet. Nach dem Anmeldeschluss für eine
Ratsaktivität können die Sachbearbeiter eine Liste aller Teilnehmer erstellen, um die
Ratsaktivität ordnungsgemäß zu organisieren.
Die App wird verwendet von:
Die App wird durch die Verknüpfung mit unserem Ratsinformationssystem automatisch aktualisiert. So sieht man immer die richtigen Sitzungen, Ratsaktivitäten und weitere Informationen über diese Sitzungen. Nutzer der App erhalten Benachrichtigungen auf ihrem Handy, wenn der Abgabetermin einer Ratsaktivität näher rückt. Wir veröffentlichen auch Newsletter für den Stadtrat in der App.
Wir nutzen derzeit nicht die Möglichkeit, in der App Gruppen zu erstellen. Dies könnte
für Gruppen und Ausschüsse nützlich sein, damit sie vertraulich in ihrer eigenen Umgebung kommunizieren können.
„Durch die Verknüpfung mit unserem Ratsinformationssystem sehen Sie immer die richtigen Sitzungen, Ratsaktivitäten und weitere Informationen über diese Sitzungen. Sitzungen.“
Wir sind sehr zufrieden damit. Das An- und Abmelden für Ratsaktivitäten geht sehr schnell einfach. Wir haben mit ein paar Funktionen begonnen, damit sich die Benutzer daran gewöhnen können. Später werden wir vielleicht noch weitere Funktionen hinzufügen wollen. Eine nützliche Funktion der App ist das Senden von Push-Benachrichtigungen, z. B. Erinnerungen an sich für eine Ratsaktivität anmelden. Dies geschieht nun automatisch. Dies spart der Registrierung eine Menge Arbeit. Wir sind sehr zufrieden mit unserer Wahl von Socie!
Der größte Vorteil ist die Benutzerfreundlichkeit für Ratsmitglieder. Außerdem bietet die App
bessere und aktuellere Informationen, z.B. durch eine Push-Benachrichtigung im Falle einer Dringlichkeitssitzung oder Änderung des Veranstaltungsortes. Das spart auch der Registratur viel Arbeit.
Die An- und Abmeldung für Ratsaktivitäten ist super praktisch. So haben wir immer einen aktuellen
Überblick, sowohl wir als auch die Ratsmitglieder. Auch die Umfragefunktion ist praktisch. Mit dieser
sammeln wir zum Beispiel Feedback zur App.
„Die An- und Abmeldung für Ratsaktivitäten ist super praktisch. Auf diese Weise haben wir immer einen aktuellen Überblick zu behalten, sowohl wir als auch die Ratsmitglieder.“
Sicherlich. Viele Gemeindeverwaltungen können von den Möglichkeiten dieser App von
Socie profitieren.
Im Moment noch nicht. Wir nutzen noch nicht einmal alle Funktionen der App. Der Kontakt mit
Socie ist angenehmund schnell, und Sie können über das Managementsystemproblemlos Ideen weitergeben .
